Bij het invoeren van je boekhouding en bij de overzichten die daar uit voortkomen, wisselen we verschillende bestanden uit. Zo gaan de bankmutaties vaak nog als een bestandje de boekhouding in en komen er PDF-bestanden maar ook auditfiles terug naar jou.

Hier vind je een toelichting wat voor soort bestanden er heen en weer gaan tussen jou als klant en mij als je boekhouder. En met welke programma’s je deze bestanden kunt openen en voor welk doel je ze kunt gebruiken. Het gaat telkens om de bestandsnaamextensie van drie tekens. Stel je besturingssysteem zo in, dat je deze bestandsnaamextensies ziet. Zodat een PDF-bestand bij jou zichtbaar is als bijvoorbeeld “Jaarrekening.pdf” en niet slechts als “Jaarrekening”. Zo is het direct duidelijk wat voor soort bestand het is.

940 – Dit zijn bankmutatiebestanden, bedoeld om in te lezen in je boekhouding.

ADF – Dit zijn zgn. auditfile-bestanden, die door analysesoftware en jaarrekeningsoftware ingelezen kunnen worden maar ook door de Belastingdienst gelezen kunnen worden bij bijvoorbeeld een boekenonderzoek.

ASC – Dit zijn bankmutatiebestanden, bedoeld om in te lezen in je boekhouding.

DOC, DOCX – Dit zijn tekstbestanden van Microsoft Word. Op verzoek stuur ik deze bestanden toe in plaats van de ODS-bestanden uit LibreOffice.

IBD – Dit zijn bestanden van tot enkele jaren geleden in gebruik zijnde gratis aangifteprogramma voor de inkomstenbelasting van de Belastingdienst voor particulieren. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen (download via https://www.belastingdienst.nl/). Tegenwoordig gaat het aanvragen en wijzigen van voorlopige aanslagen inkomstenbelasting in de website van de Belastingdienst.

LAD – Dit zijn bestanden van het tot enkele jaren geleden in gebruik zijnde gratis aangifteprogramma voor de loonheffingen van de Belastingdienst voor ondernemers. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen. Tegenwoordig gaat het indienen van aangiften loonheffingen vanuit salarissoftware naar Belastingdienst.

MDB – Dit zijn lokale administratiebestanden van het boekhoudprogramma Snelstart. Deze kun je in boekhoudprogramma Snelstart openen.

ODS – Dit zijn OpenDocument spreadsheet-bestanden van spreadsheet-programma LibreOffice Calc (een vrij, gratis en open source alternatief dat ik gebruik als opvolger van Microsoft Office). Als jij met Apple computers werkt, stuur ik je gewoon .xlsx-bestanden, want Apple heeft het openen van ODS-bestanden niet mogelijk gemaakt, helaas.

ODT – Dit zijn OpenDocument Text-bestanden van LibreOffice Writer (een vrij, gratis en open source alternatief dat ik gebruik als opvolger van Microsoft Office). Als jij met Apple computers werkt, stuur ik je gewoon .docx-bestanden, want Apple heeft het openen van ODT-bestanden niet mogelijk gemaakt, helaas.

PDF – Dit is een PDF bestand dat je met een pdf-reader kunt openen. Een grafisch bestand dat ook meerdere pagina’s kan beslaan. Net als TIFF prima geschikt (en veel gangbaarder) om facturen en andere stukken digitaal op te slaan en te delen met je boekhouder.

SSA – Dit zijn uitwisselingsbestanden die je van Administratiestudio.nl terugkrijgt na controle en wijzigingen door Administratiestudio.nl. Dit bestand kun je weer in jouw Snelstart openen om verder te werken. Meestal is deze werkwijze niet nodig doordat je boekhouding online staat.

SSB – Dit zijn backup-bestanden van Snelstart Classic (het Snelstart-programma dat je op Windows installeert).

SSC – Dit zijn uitwisselingsbestanden die je vanuit jouw Snelstart boekhouding aanmaakt en naar Administratiestudio.nl stuurt voor controle en wijzigingen en om jaarstukken te maken.

STA – Dit zijn bankmutatiebestanden, bedoeld om in te lezen in je boekhouding.

TIFF – Tagged Image File Format. Een grafisch bestand dat ook meerdere pagina’s kan beslaan. Maar PDF is couranter.

TXT – Dit zijn tekstbestanden die je opent in bijvoorbeeld Pluma of Gedit op Linux of met Microsoft Notepad in Windows.

VAD – Dit zijn bestanden van het tot enkele jaren geleden in gebruik zijnde gratis programma voor verzoek of wijziging voorlopige aanslag van de inkomstenbelasting van de Belastingdienst. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen. Tegenwoordig gaat het aanvragen en wijzigen van voorlopige aanslagen inkomstenbelasting in de website van de Belastingdienst.

WAD – Dit zijn bestanden van het gratis aangifteprogramma van de Belastingdienst voor ondernemers voor de inkomstenbelasting. Als je het programma van het betreffende jaar installeert, kun je deze aangiftebestanden zelf openen, aanpassen, aangiften indienen. Dit programma is al enkele jaren niet meer in gebruik. Aangiften inkomstenbelasting gaan nu online op de website van de Belastingdienst.

XAF – Dit zijn zgn. XML auditfile-bestanden, die door analysesoftware en jaarrekeningsoftware ingelezen kunnen worden maar ook door de Belastingdienst gelezen kunnen worden bij bijvoorbeeld een boekenonderzoek.

XLS, XLSX – Dit zijn spreadsheet-bestanden van Microsoft Excel in Windows. Microsoft Excel is door mij al vervangen door LibreOffice Calc, maar ik kan ook XLS/XLSX-bestanden lezen en voor jou aanmaken, mocht dat nodig zijn.

XPS – Staat voor XML Paper Specification. Een soort bestanden voor documenten, zoals PDF-bestanden. Maar PDF is gangbaarder.

Administratiestudio.nl werkt zelf niet meer met Microsoft Office. De opvolger is LibreOffice, een complete vervanging van Microsoft Office, dat is zogeheten ‘vrije software’ en bovendien gratis en open source. Microsoft Office zou de ODT- en ODS-bestanden moeten kunnen lezen, maar als dat niet lukt, kan ik een gelijknamige DOCX- of XLSX-bestand voor je maken. Meer over LibreOffice vind je op https://www.libreoffice.org/. Met Libreoffice kun je alle bestanden van Microsoft Office lezen maar ook de bestanden van Libreoffice.