We hebben het hier over de factuurnummers die jij als ondernemer gebruikt op je verkoopfacturen. Door hier slim mee om te gaan, hou je je aan de wet én kunnen jij en je boekhouder de verkoopfacturen gemakkelijk controleren op compleetheid, gemakkelijk koppelen met betalingen en nog meer voordelen behalen. Ook zullen bij de bankimport vaker de ontvangsten automatisch aan je openstaande verkoopfacturen gekoppeld kunnen worden. Zo hou je je boekhouding eenvoudig en duidelijk.

Geen jaartallen in factuurnummers

Zet geen jaartallen in je factuurnummer. Een jaartal maakt onderdeel uit van de factuurdatum, dat is een geheel ander gegeven op de factuur en heeft geen plaats in de factuurnummers.

Als je je factuurnummer laat beginnen met het jaartal, kun je aan de factuurnummerreeks niet zien of er één of meerdere facturen aan het einde van het jaar ontbreken. Als de laatste factuur die je aantreft bijvoorbeeld 20210098 is, weet je in feite niet of er ook nog facturen met nummers 20210099, 20210100 enzovoorts zijn. De eerste factuur in 2022 is dan weer bijvoorbeeld 20220001, maar dat sluit per definitie niet aan op het laatste factuurnummer van 2021.

Ook komt het voor dat ondernemers een factuur met geleverde diensten in bijvoorbeeld 2021 maar met een factuurdatum in 2022, toch een factuurnummer beginnend met 2021 geven. Dit terwijl hij ook de factuurdatum leidend kan laten zijn voor het omschakelen van 2021 naar 2022 als ‘prefix’ van het factuurnummer, dat is dus niet eenduidig. En is ook niet nodig. De factuurnummering moet gewoon ononderbroken doorlopen, de leverdatum van geleverde diensten kan veruit het beste gewoon in de factuurregels vermeld worden en de factuurdatum moet gewoon de datum van aanmaak van de factuur zijn. Ook komt het voor dat de ondernemer per ongeluk de eerste factuur of facturen in 2022 nog nummers beginnend met 2021 geeft. Het zegt niets, is fout en uiteindelijk is er nog geen doorlopende factuurnummering.

Geen letters, leestekens, spaties in factuurnummer

Zet ook geen andere cijfers, letters, spaties, leestekens met wat voor betekenis dan ook in je factuurnummers. Bij het overnemen van factuurnummers treden dan veel sneller typefouten op. En je klant zal soms wel, soms niet de leestekens correct overnemen in de beschrijving bij de betaling. De boekhoudsoftware kan niet meer altijd automatisch de betaling aan de openstaande factuur koppelen en als je zelf later zoekt op het factuurnummer, vind je niet alles wat je wilt kunnen vinden in je boekhouding en rapportages. Gewoon een cijferreeks werkt het beste.

Duidelijke factuurnummers

Factuurnummers moeten één ononderbroken cijferreeks zijn. Als je veel facturen maakt, is het wel handig om het factuurnummer voldoende cijfers te geven en te laten beginnen met een bepaald hoog nummer, dus niet alleen maar voorloopnullen. Met vijf cijfers in het nummer, startend met op 3688000 kun je doornummeren tot 9999999 ofwel net niet tot tien miljoen. Je hebt dan nummerruimte voor 9.999.999 -/- 3.688.000 = 6.311.999 facturen. Het eerste deel “3688” zorgt voor een dusdanige uniciteit dat software die betalingen aan openstaande facturen probeert te koppelen, dit meestal goed kan doen, voor zover dit op basis van het factuurnummer gebeurt. Als je je factuurnummer beperkt tot bijvoorbeeld 001, 002, zal dit eerder tot vergissingen kunnen leiden wanneer de boekhoudsoftware een bankontvangst wil koppelen aan een openstaande verkoopfactuur. En het is ook niet zo ‘stoer’ als je klant kan zien dat dit bijvoorbeeld je tiende factuur is. Na duizend facturen zijn dan bovendien alle nummers verbruikt.

Een nieuw jaar, een nieuwe start

Als je nu een factuurnummering gebruikt die niet aan bovenstaande adviezen voldoet, is de minst slechte weg om te gaan, hier tot het einde van het jaar mee door te gaan. Start dan op de facturen in het eerstvolgende kalenderjaar (dus factuurdatum 1 januari en later) met je nieuwe verkoopfactuurnummerreeks. Dat houdt de boel eenvoudig en overzichtelijk.