25 tips voor je boekhouding

Tips voor je boekhouding zodat je kunt besparen op kosten, belastingen en om de samenwerking met je boekhouder soepel te laten verlopen.

Tips voor je verkopen

• Maak je verkoopfacturen vanuit je boekhoudprogramma, bijvoorbeeld Snelstart.nl of Moneymonk.nl. Dan staan ze meteen in de boekhouding, inclusief de eventuele herinneringen, aanmaningen, extra in rekening gebrachte incassokosten en rente. En gaan ze altijd vanzelf op tijd mee in de aangiften BTW. Zo kunnen ze ook niet kwijtraken.
• Staan er nog oude verkoopfacturen open bij de debiteuren/klanten, waar je achteraan kunt gaan?
• Factureer snel en regelmatig, dan heb je je geld eerder binnen. En de bedragen die je factureert, lopen niet te zeer op.
• De factuurdatum is bepalend voor wanneer de omzet meetelt voor de BTW maar ook voor de inkomstenbelasting. De datum waarop je je geld ontvangt van je klanten doet er dus niet toe voor deze aangiften. Dit heet het factuurstelsel. Alleen ondernemers die verkopen aan particulieren hanteren het kasstelsel, waarbij de datum van ontvangst van het geld bepalend is.

Tips voor je inkopen

• Zijn er inkopen die je samen kunt voegen zodat die meetellen bij de investeringen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek? Een moederbord valt onder de grens van EUR 450,-, een behuizing ook, evenals de overige computer-onderdelen. Maar samen vormen ze een computer van meer dan EUR 450,-, waardoor die losse kosten opeens investeringen worden die meetellen voor je kleinschaligheidsinvesteringsaftrek.
• Als je inkopen snel betaalt, voorkom je complexiteiten als rente en incassokosten, dat is goedkoper en houdt je administratie eenvoudiger.
• Heb je een zakelijke bankrekening, betaal dan al je zakelijke inkopen vanaf deze bankrekening. Zo heb je bewijs van elke transactie en hou je zaak en privé gescheiden.

Tips voor je investeringen

• Zijn er inkopen die je samen kunt voegen zodat die meetellen bij de investeringen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek?
• Plannen voor een (nieuwe, andere) auto of ander voertuig? Overleggen met je boekhouder en/of de zaak vantevoren doorrekenen kan enorme bedragen schelen! (denk aan: bijtelling inkomstenbelasting, BTW, BPM, verkoopopbrengst, reparatiekosten, onderhoudskosten, subsidies, enzovoorts).

Tips voor je betalingen

• Doe geen verzamelbetalingen. Dat betekent: als je twee inkoopfacturen hebt, betaal die dan met twee aparte betalingen, niet in één betaling. Zo zijn beide bedragen eenvoudig en duidelijk te zien in je bankgegevens en hoeft je boekhouder zeker niet te puzzelen waar die betaling bij hoort.
• Doe geen deelbetalingen. Als je een factuur gewoon in één keer betaalt, is dat veel duidelijker: één factuur, één bedrag, één betaling. Geen gezoek en gepuzzel.
• Doe je zakelijke uitgaven zoveel mogelijk van je bankrekening. Van je zakelijke bankrekening. Zo is de betaling van de factuur of bon te zien voor je boekhouder.
• Doe je privé-uitgaven met privé-geld, cash of vanaf je privé-bankrekening. Zo heb je minder mutaties in je boekhouding, hetgeen weer bespaart op de kosten van je boekhouder en je houdt je boekhouding kleiner en simpeler. Heb je in privé geld nodig van de zaak, stort dan gewoon een bedrag van je zakelijke bankrekening naar je privé-bankrekening om pas vanaf je privé-bankrekening je privé-uitgaven te doen.
• Betaal salarissen – ook je DGA-salaris – direct uit en hou daarbij gewoon het bedrag aan dat op je salarisspecificatie staat bij het nettoloon. Zo voorkom je achterstanden, verschillen en onduidelijkheden.
• Bijna altijd is het advies: open altijd een zakelijke bankrekening. Deze kan dan gekoppeld worden met je boekhouding zodat je altijd up-to-date overzicht hebt in je boekhouding. Vooral ook als je samenwerkt met anderen zoals in een maatschap, VOF, bij rechtspersonen zoals stichtingen en BV’s en wanneer je verantwoording moet afleggen naar externe partijen voor subsidies en kredieten, is het nodig om de betalingen van je onderneming via een zakelijke bankrekening te laten lopen.
• Soms kun je zonder een zakelijk bankrekening. Alleen voor eenmanszaken is het mogelijk om alles via je privébankrekening te laten lopen. Tenzij je je graag ook in je bankgegevens zakelijk wilt presenteren en als je pin-betalingen en dergelijke wilt ontvangen. Indien je geen zakelijke bankrekening hebt, boeken we alles weg als betaald en ontvangen in privé. Dan boek je dus de bankmutaties van je privébankrekening niet in in je zakelijke boekhouding. En het scheelt je bankkosten. Je moet dan natuurlijk wel zéker van alles boekingsstukken zoals inkoopfacturen en verkoopfacturen hebben.
• Doe vooral geen betalingen waarbij je in het internetbankieren alleen het “betalingskenmerk”-veld invult. Vul gewoon zelf de “omschrijving” in, dan bepaal je zelf wat je daar allemaal in zet om het later voor jou én voor je boekhouder duidelijk te houden. Een mooie omschrijving omvat het factuurnummer en je debiteurnummer. Aangezien veel betalingen gaan via andere partijen, betaaldienstverleners en dergelijke is het goed om ook de naam van je leverancier er bij te zetten.

Tips om je boekhouding te controleren

• Staan er boekingen op je privérekening / rekening courant, die eigenlijk zakelijke kosten vormen? Je kunt de factuur/bon er bij zoeken en die alsnog als zakelijk boeken.
• Loop door je bankmutaties – staan daar nog inkopen waarvan geen inkoopfactuur of bon is? Zoek die dan nog er bij, zodat ‘ie alsnog geboekt kan worden. Dan heb je weer een stuk kostenaftrek en BTW-vordering er bij. Dat is weer geld besparen.
• Kijk bij de inkoopfacturen die je als privé-inkoopfacturen bewaard hebt. Zitten daar facturen bij van uitgaven die eigenlijk zakelijk zijn? Alsnog als inkoop in de zaak verwerken. En wéér belastingen bespaard!

Tips om belastingen te besparen

• Staan er boekingen op je privérekening/rekening courant, die eigenlijk zakelijke kosten vormen? Je kunt de factuur/bon er bij zoeken en die alsnog als zakelijk boeken.
• Werkt er een gezinslid mee in je onderneming en kun je dus wellicht iets met de meewerkaftrek?
• Kun je nog bijsturen met je privékilometers in de auto van de zaak om onder de 500 privékilometers te blijven om zo bijtelling te vermijden?
• Heb je je administratie helemaal afgerond in het begin van het nieuwe jaar? Dan kunnen je aangiften vroeg ingediend worden en kun je uitstelaanvraag en belastingrente en lang wachten op een aanslag voor zijn: ‘bij’ zijn is simpeler, sneller, goedkoper.

Nog meer tips…

• Zijn er nog subsidies, vrijstellingen, regelingen, steunmaatregelen, aftrekposten waarvan je dit jaar nog kunt profiteren?
• Bestudeer het “Handboek Ondernemern 202X” van de Belastingdienst. Heel goed leesbaar en wordt elk jaar nieuw uitgegeven. Staat als PDF op de site van de Belastingdienst.
• Facturen en andere documenten van meerdere pagina’s? Die scan je altijd naar één PDF-bestand. Dan kan elk stuk op de goede plek opgeslagen worden in Dropbox of in je Google Drive en bij de juiste boeking in Snelstart bijgevoegd worden. En het papieren document zelf aan elkaar nieten voordat je het in je ordner doet, dat scheelt gezoek en gepuzzel met losse pagina’s. Voor je smartphone zijn er apps om naar PDF te scannen.
• Boekhouding vereist het goede gereedschap. Boekhoudsoftware. Vergéét Excel! In Excel kun je wel wat andere berekeningen en overzichten maken, maar een boekhouding is een soort Rubik’s Cube van (1) inkomsten & uitgaven, (2) kosten & opbrengsten, (3) bezit & schuld & eigen vermogen, (4) kosten & opbrengsten & resultaat, (5) journaalposten ofwel boekingen, (6) boekingen per grootboekrekening, (7) overzichten van debiteuren en crediteuren, (8) inkoopfacturen en verkoopfacturen, (9) gescande boekingsstukken ofwel documenten. Waarbij alle onderlinge verbanden continu correct blijven. Good luck doing that in a spreadsheet!
• Boekhoudsoftware moet compleet en professioneel zijn. Niet te simpel. Niet te ingewikkeld. Niet te duur. Geschikt voor jou én je boekhouder. En cruciale functies mogen niet verstopt zijn onder het mom van “gemakkelijk” zodat je mogelijkheden ontbeert. Power to the people dus. Na enkele decennia in mijn vak ken ik maar één boekhoudpakket dat aan deze eisen voldoet: Snelstart. Goede reviews van andere boekhoudsoftware zijn meestal gekochte reviews. De ervaring leert wel anders: Snelstart is king.