Boekhouding in 3 stappen
Je boekhouding is voor jou als ondernemer belangrijk voor je overzicht in je financiën. Die boekhouding kent drie stappen.
Stap 1: Je boekhouding inrichten
Administratiestudio.nl verzorgt de structuur structuur van je boekhouding waarin je alles goed kunt inboeken. Deze structuur van grootboekrekeningen en groeperingen is geschikt voor je eenmanszaak van vandaag, maar ook voor (doorgroeien naar) B.V. (en natuurlijk ook de andere rechtsvormen).
Wanneer dit nodig is, kunnen gemakkelijk rekeningen toegevoegd worden, zodat de structuur een maatwerkpak is voor jouw onderneming. Deze structuur hoort ingericht te zijn volgens het zogeheten Stelsel Bakker. Dat is een standaardstructuur voor professionele boekhoudingen in Nederland. Zo staat bijvoorbeeld je bankrekening in rubriek 1 ofwel het grootboekrekeningnummer begint met een 1, en je kosten boek je in rubriek 4. Als je je boekhouding door Administratiestudio.nl laat inrichten, is dit vanzelf in orde.

Stap 2: Je boekhouding bijwerken
Je hebt hier twee keuzes (je kunt altijd switchen):
- Je wilt zelf in je online boekhouding invoeren, zaken controleren en corrigeren en je resultaten bekijken. Je boekhouder zet de puntjes op de i.
- Je levert alles aan aan Administratiestudio.nl, die verwerkt alles en levert de resultaten aan jou op.
Jij levert alle bonnen, facturen aan en Eric doet de rest. Of je boekt ze zelf al in. Als je je verkoopfacturen maakt in Snelstart, staan die vanzelf al in je boekhouding. De bank kan via een ‘live’ koppeling elke dag bijgewerkt zijn.
Wat in de boekhouding gebeurt bestaat vooral uit drie taken: inkoop boeken, verkoop boeken en dan bank boeken (Als je een zakelijke bankrekening hebt. Zoniet, dan is deze stap overbodig). Je hebt dan eigenlijk alles klaar om in de volgende stap af te (laten) ronden door je boekhouder.
Met een overzichtelijk dashboard zie je altijd de stand van zaken van je boekhouding en van je zaak.
Dus je kunt kiezen hoe je aanlevert:
Optie 1: je levert alles digitaal aan, hetgeen kan met e-mail, Dropbox, Google Drive. Je kunt alles toevoegen aan je boekhouding met de app op je telefoon, of via je laptop of desktop. Nu heb je nooit dat je boekhouding “bij de boekhouder”. Zowel jij als je boekhouder kunnen er altijd bij. En met meerdere backups – vooral ook online – gaat je boekhouding nooit verloren.
Optie 2: je levert alles aan in de papieren ordner, die periodiek naar je boekhouder gaat (en de bank lezen we automatisch in). Deze ordner krijg je elk jaar kosteloos van mij.
Zo heeft je boekhouder alle documenten, facturen e.d. beschikbaar voor de volgende stap.
Stap 3: Je boekhouding afronden
Aan het eind van het jaar kunnen nog wat controles en correcties gedaan worden. Bijvoorbeeld afschrijvingen, inkopen die vanuit privé betaald zijn, correctie van de BTW over het privégebruik van de auto van de zaak, boekingsfouten corrigeren, enzovoorts. Veel van deze punten zijn specialistisch, dus dat is waar je boekhouder z’n meerwaarde levert, zodat jij het wiel niet hoeft uit te vinden!
Als alles afgerond is, volgt daaruit een juiste balans, resultatenrekening en deze worden verwerkt in je aangiften voor de vennootschapsbelasting of inkomstenbelasting. En mogelijk moet er nog een suppletie-aangifte van de BTW ingediend worden, zodat dat ook helemaal klopt.
Wat kun jij vandaag al doen met je boekhouding?
Nadat je boekhouding is afgerond, kun je die gebruiken om te bekijken hoe je je zaak gedraaid hebt het afgelopen jaar. En nog slimmer is om door je administratie te lopen voordat het jaar is afgelopen, zodat je nog bij kunt sturen en van bepaalde regelingen kunt profiteren. Zo vind je handvatten om zaken te verbeteren zodat je meer omzet hebt en kosten en belasting bespaart:
- Heb je investeringen gedaan en (bijna) de ondergrens gehaald voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek?
- Zijn er inkopen die je samen kunt voegen zodat die meetellen bij de investeringen voor de kleinschaligheidsinvesteringsaftrek?
- Staan er nog verkoopfacturen open bij de debiteuren die oud zijn, waar je achteraan kunt gaan?
- Staan er boekingen op je privérekening / rekening courant, die eigenlijk zakelijke kosten vormen? Je kunt de factuur/bon er bij zoeken en die alsnog als zakelijk boeken.
- Werkt er een gezinslid mee in je onderneming en kun je dus wellicht iets met de meewerkaftrek.
- Kun je nog bijsturen met je privékilometers in de auto van de zaak om onder de 500 privékilometers te blijven om zo bijtelling te vermijden?
- Zijn er nog subsidies, vrijstellingen, regelingen, steunmaatregelen, aftrekposten waarvan je dit jaar nog kunt profiteren?
- Heb je je administratie helemaal afgerond in het begin van het nieuwe jaar? Dan kunnen je aangiften vroeg ingediend worden en kun je uitstelaanvraag en belastingrente en lang wachten op een aanslag voor zijn: ‘bij’ zijn is simpeler, sneller, goedkoper.
- Plannen voor een (nieuwe, andere) auto of ander voertuig? Overleggen met je boekhouder en/of de zaak vantevoren doorrekenen kan enorme bedragen schelen! (denk aan: bijtelling inkomstenbelasting, BTW, BPM, verkoopopbrengst, reparatiekosten, onderhoudskosten, subsidies, enzovoorts)
- Dit zijn slechts enkele voorbeelden, overleg met Eric voor meer mogelijkheden!