Op de website van Moneymonk stond een artikel over het doen van je boekhouding in spreadsheetprogramma Excel en een vergelijking met een boekhoudprogramma.

Laat ik nou jaren geleden al twee boeken in huis gehaald hebben specifiek over hoe je een ‘boekhouding’ kunt bijhouden in een spreadsheet. Laat ik nou allerlei voorbeeld-spreadsheets getest hebben. En laat ik nou zelf een boekhoud-spreadsheet gebouwd hebben voor een ‘boekhouding’.

En vooral: laat ik nou geleerd hebben dat een spreadsheet (Excel, LibreOffice Calc etcetera) zeer ongeschikt is voor het bijhouden van een boekhouding. En dat ik spreadsheets voor het doen van een boekhouding absoluut niet gebruik.

Excel spreadsheet is wél goed voor…

Niets ten nadele van spreadsheets, ik gebruik voor verschillende overzichten graag spreadsheets. Maar het grote criterium is dat dat soort overzichten relatief eenvoudig zijn. Eigenlijk een rechthoek met wat cijfers en optellingen en percentages. Tweedimensionale overzichten dus. Geen ingewikkelde verbanden tussen cellen, formules, werkbladen en bestanden. Een spreadsheet is daarmee een ‘slimmer’ tabelletje zoals je dat in je tekstverwerker zou zetten, maar dan met wat formules als optellingen en percentages en dergelijke er in. Een eenvoudig lijstje met welke rekeningen van een verzekeraar je al hebt betaald, of een berekening van je gasverbruik per maand, het kan allemaal prima in een spreadsheet.

Voorbeeld van een eenvoudig lijstje om betalingen bij te houden in spreadsheet programm LibreOffice Calc — Voorbeeld van een eenvoudig lijstje om betalingen bij te houden in LibreOffice Calc

Oh, en je kunt wel relatief ingewikkelde bestanden bouwen in een spreadsheetprogramma als Excel, dat doen financiële controllers in het grootbedrijf dagelijks. Ze raken dan ergens het overzicht tussen alle gegevens, formules en verbanden kwijt en verdwalen in wat ze “Excel hell” noemen.

Boekhoudprogramma is van een geheel andere orde

De gegevens in een boekhoudprogramma zoals Moneymonk of Snelstart kun je zien als een Rubik’s Cube. Hoewel een boekhouding meer dan de drie dimensies heeft, maar ik gebruik het hier als beeldspraak.

In een Rubik’s Cube kun je allerlei gegevens invullen (de blokjes) en tellen ze op tot bijvoorbeeld je jaaromzet en dergelijke (drie blokjes op een rij). Daarbij kun je ook op andere manieren de gegevens combineren (zodat je jaaromzet uitsplitst tussen wat je al op de bank hebt ontvangen en wat je nog van je klant krijgt). Daarbij kun je de blokjes verdraaien en daarmee allerlei verschillende overzichten krijgen (kosten versus uitgaven, wat is er geboekt op kantoorkosten? Etcetera). Ondertussen valt de Rubik’s Cube niet uit elkaar: de verbanden tussen de blokjes blijven altijd bewaard. En zo werkt dat in een boekhoudprogramma.

Rubik's Cube als voorbeeld van de meerdimensionale verbanden tussen allerlei gegevens in een boekhoudprogramma. Dat past niet in een spreadsheet zoals Excel! — Rubik’s Cube als illustratie van een boekhoudprogramma

Wat kan een boekhoudprogramma dat niet in een Excel spreadsheet past? Een heleboel! Hieronder een lijst met alle mogelijkheden die je in een goed boekhoudprogramma hebt. Gelukkig is voor jou als ondernemer de basis overzichtelijk als je zelf de dagelijkse boekingen doet: je voert de inkopen en verkopen in en daarna je bankmutaties.

Wel, zet je schrap voor wat je kunt invoeren en opzoeken in een professioneel boekhoudprogramma:

bezit en schuld (en het saldo “eigen vermogen”) EN
kosten en opbrengsten (en het saldo “resultaat”) EN
inkopen gekoppeld aan uitgaande betalingen (en het restant “Openstaande inkoopfacturen”) EN
verkopen gekoppeld aan inkomende betalingen (en het restant “Openstaande inkoopfacturen”) EN
verkoopfacturen maken voor verzending naar je klanten, geïntegreerd met het grootboek EN
herinneringen, aanmaningen, overdracht aan deurwaarder, rente- en kostenberekening van incassoposten is allemaal geïntegreerd mogelijk EN
historie van elke factuur bekijken: boeking, creditering, correcties, betalingen, deelbetalingen, verzamelbetalingen EN
exact zien wat er per grootboekrekening geboekt is EN
elke journaalpost ofwel boeking zien EN
auditfiles genereren (voor bijvoorbeeld boekenonderzoek door de Belastingdienst) EN
audit trail (boekingshistorie) bijhouden EN
er wordt automatisch het systeem van dubbel boekhouden toegepast EN
alle grootboekrekeningen aanmaken volgens het Stelsel Bakker EN
elke grootboekrekening wordt automatisch bijgehouden als balansrekening OF resultaatrekening EN
bepaalde grootrekeningen worden automatisch juist verwerkt in onder meer de berekening van BTW-aangiften EN
rapportages worden in goed leesbare vorm geprint EN
alle verbanden, formules, datatypen, worden automatisch beschermd EN
BTW-berekeningen bij het inboeken worden automatisch en gemakkelijk uitgevoerd EN
er is controle op allerlei invoerfouten mogelijk EN
BTW kleine-ondernemersregeling wordt berekend EN
BTW suppletie-aangiften worden berekend EN
kun je aangeven wanneer welke BTW-tarieven gelden EN
afschrijvingen, afschrijvingscorrecties, inhaalafschrijvingen kunnen juist en mogelijk zelfs halfautomatisch geboekt worden EN
het verband tussen meerdere jaren wordt goed bijgehouden EN
een boekhoudprogramma heeft voldoende capaciteit om veel mutaties bij te houden EN
in situaties bij meerdere gebruikers en locaties is goed samenwerken, rechtenbeheer, gebruikersbeheer mogelijk EN
Je verkoopfacturen maken, waarbij nu opeens je (1) BTW-berekeningen en andere onderlinge verbanden tussen de bedragen kloppen; (2) je verkoopfactuurnummers ononderbroken en zonder tikfouten doornummeren; (3) je opmaak consistent is en (4) al je verkopen direct in het grootboek verwerkt worden EN
factuurhistorie waarbij je van elke inkoopfactuur en verkoopfactuur exact ziet welke creditfacturen, deelbetalingen, betalingen, wegboekingen naar prive en andere boekingen m.b.t deze factuur er aanwezig zijn EN
enzovoorts…

Je verkoopfactuur inboeken in Snelstart voor Windows (kan ook in je web browser). Dat bouw je niet even na in een Excel spreadsheet. — Je verkoopfactuur maken in Snelstart voor Windows

Nadelen spreadsheets

Eigenlijk hoef ik er maar enkele te noemen om het pleit voor een écht boekhoudprogramma te beslechten:

In een spreadsheet moet je zelf het hele wiel uitvinden. Geloof me: de gratis te downloaden spreadsheets voor je Excel ‘boekhouding’ zijn erg simpel en regelrecht slecht. Zelfs als je een heel goed bestand maakt, doet Excel schromelijk onder voor een een boekhoudprogramma. Ik kan het weten, het spreadsheet bestand dat ik destijds heb gemaakt steekt met kop en schouders uit boven alles wat ik her en der vond en alles wat in de hiertoe geschreven boeken beschreven staat maar bleek ook totaal niet te voldoen voor dit doel.

In een Excel spreadsheet zit geen goede mogelijkheid om formules, werkboeken en werkbladen te beschermen tegen onbedoelde wijzigingen en tévens deze bescherming te monitoren. Er kan altijd wel ergens de celbescherming op een cel uitgeschakeld staan. Ofwel: het is een onbeheer(s)baar bestand. Dat betekent dat als de kat over je toetsenbord loopt, sommige formules en bedragen verminkt kunnen raken én dat jij daar niets van merkt, waardoor je cijfers van het hele jaar niet meer kloppen.

Als de kat over je toetsenbord loopt, wat gebeurt er dan met de cijfers in je Excel spreadsheet? — Als de kat over je toetsenbord loopt, wat gebeurt er dan met je cijfers?

Maar de kosten dan?

Er wordt gesproken over de kosten van Microsoft Office 365, maar tenzij je per sé in Microsoft Excel of Word moet werken, zijn die kosten perfect te vermijden.

Zo werkt Office 2003 het beste van alle Office versies, die heeft namelijk nog niet de “Ribbon” maar nog wel de pulldown menus, waardoor je met toetscombinaties veel sneller kunt werken dan telkens de muis te moeten gebruiken met de ribbon. Bovendien heb je die vast nog wel in licentie van destijds, zodat je daar eeuwig legaal in kunt blijven werken.

Daarnaast is er LibreOffice, een open source alternatief voor Microsoft Office dat bovendien gratis is. Gemakkelijk te installeren op Windows, Mac en Linux en het programma kan al je bestanden automatisch omzetten.

Maar genoeg over Office pakketten. Want spreadsheets zijn toch ongeschikt voor je boekhouding? Klopt, dat brengt ons op:

Boekhoudprogramma’s kosten geld. Tenzij het om te simplistische en te beperkte gratis versies gaat. Meestal kun jij als ondernemer al klaar zijn voor 15 euro per maand en kun je online samenwerken met je boekhouder die de specialistische zaken afhandelt. Dat is een stuk minder dan de afschrijving op je iPhone en dat is dan voor het bijhouden van de belangrijkste zaak in je bedrijf: je geld! Dat is de kosten méér dan waard, is mijn mening.

Checklist boekhoudprogramma selecteren

Dit is tevens een goede checklist voor als je een boekhoudprogramma uitzoekt. Vaak ontbreken veel mogelijkheden onder het mom van ‘gemak’. Geloof me: dat is niet makkelijker maar alleen onhandig, vaag en erg bewerkelijk om toch duidelijkheid te krijgen over een bedrag, een verschil of een boeking. Op dit moment kan ik alleen Snelstart voor Windows en in iets mindere mate Moneymonk aanraden. Veel schijnbaar goede beoordelingen zijn in feite advertenties, advertorials, ‘gekochte’ review-resultaten.

Wil je mijn oordeel over een boekhoudprogramma dat jij overweegt? Bel mij gewoon even gratis en vrijblijvend, dat kan je een heleboel werk, ergernis, kosten en tijd besparen.