Bankbetalingen doe je zelf

Soms lees je over fraude door de boekhouder. Als je een boekhouder machtigt om bankbetalingen namens jou te doen, loop je dat risico. Dat is een klein risico, maar kan grote gevolgen hebben. Hier is voorkomen beter dan genezen.

Graai in de bankrekening

Zo kan het voorkomen dat een boekhouder opdracht krijgt om niet alleen de salarisadministratie te verwerken maar ook de bankbetalingen op de aangiften loonheffingen te doen. De boekhouder beschikt dan over de gegevens van de bankrekening van waaraf de betalingen gedaan moeten worden maar ook bepaalt ‘ie waar die betalingen heen gaan. En dat kan zijn eigen bankrekening of die van een stroman zijn! Hij kan namelijk de bankgegevens in de salarissoftware aanpassen, zodat de loonheffingen-betalingen opeens niet naar de Belastingdienst gaan. Als je zelf de betalingen doet, doe je dat vanuit een internetbankieren-adresboek waar alleen jij zelf bij kunt.

Vervalsing betalingsbestand

Maar ook als je boekhouder een betalingsbestand levert, kan hij dit aanmaken met het begunstigde-bankrekeningnummer van hemzelf of een stroman. Hier is het dus raadzaam om deze betaling even te controleren op het juiste bankrekeningnummer. Ook hier is het dus veruit het beste om je bankbetalingen te doen vanuit je eigen internetbankieren, zodat niemand anders bij het adresboek met de bankrekeningnummers kan.

Spookfacturen

Dit zelfde gaat op voor het betalen van inkopen door de boekhouder. In een erg creatief scenario kan je boekhouder zelfs inkoopfacturen vervalsen, keurig inboeken en betalen, ook weer naar een bankrekening van hemzelf of van een stroman. Dit is dan een ‘interne’ variant van spookfacturen-fraude. Heb je het te druk? Overweeg dan om dit proces te stroomlijnen met incassomachtigingen of automatische/periodieke bankbetalingen.

Hoe doe je dat met Administratiestudio.nl?

Administratiestudio is op geen enkele bankrekening van klanten gemachtigd. Ik voer dus nooit bankbetalingen uit voor ondernemers. Dat doet de ondernemer zelf. Ook lever ik geen betaalbestanden aan vanuit de salarisadministratie. Dat kan, omdat ik alleen klanten heb met hooguit enkele mensen in loondienst. Dus die betalingen kan de ondernemer makkelijk zelf invoeren in zijn internetbankier-omgeving (als de ondernemer dat wil, kan hij ook zelf inloggen in de salarisadministratie en een betaalbestand aanmaken, of Administratiestudio.nl verzoeken bij elke verloning zo’n bestand op te leveren). Bankbetalingen zelf doen door de ondernemer is wél zo zeker!

Fraudehelpdesk

Mocht jij met fraude te maken hebben, is er de Fraudehelpdesk. Oorspronkelijk opgericht en nu nog gesubsidieerd door de overheid. De Fraude helpdesk registreert fraudemeldingen en rapporteert aan het ministerie van Justitie en Veiligheid zodat zij verder kunnen bijdragen aan meer inzicht in wat er speelt op het gebied van fraude in Nederland. Fraudemeldingen kun je hier registreren. De Fraude helpdesk is er niet alleen om fraude te registreren, maar ook om ondernemers en andere burgers te informeren, zodat je fraude voor kunt zijn: https://www.fraudehelpdesk.nl/over-ons/

Doe aangifte bij de politie

De Fraudehelpdesk heeft echter geen opsporingsbevoegdheid, daarvoor hebben we de politie. Er zijn allerlei vormen van fraude. De toelichtingen op de politie-website brengen je vast nog op meer ideeën hoe je dit kunt voorkomen. Ben je slachtoffer van fraude op oplichting? Dan kun je hier aangifte doen: https://www.politie.nl/aangifte-of-melding-doen/aangifte-van-oplichting.html