Alles over inkoopfacturen

Inkoopfactuur – wat is dat?

Inkoopfacturen is de term waarmee ik alle boekingsstukken van je inkopen aanduid. Dat zijn A4 facturen van een zakelijke leverancier als Conrad of Alternate.nl, maar ook de ‘bonnetjes’ van de visboer en Albert Heijn. Of het nou een zakelijke factuur is of een klein bonnetje maakt voor je administratie helemaal niets uit.

Begrippen duidelijk

Laat je ook niet in verwarring brengen door enkele andere distincties die je maakt met betrekking tot je inkopen zoals (1) zakelijk betaald versus vanuit privé betaald; (2) per bank betaald versus chartaal (met baargeld) betaald; (3) contante betaling versus betaling op rekening.

Inkoopfactuur betaald vanuit de zaak of vanuit privé

Zakelijk betaald versus vanuit privé betaald toegelicht: Inkopen die je zakelijk betaalt, zullen meestal vanaf de zakelijke bankrekening betaald zijn. Slechts in enkele gevallen zoals een winkel met een echt kassasysteem is er een chartale kas in de zaak die ook echt netjes geadministreerd wordt. In zo’n geval is het mogelijk dat er een inkoop in je zaak betaald wordt vanuit de chartale kas.

Inkoopfactuur betaald per bank of met cash

Per bank betaald versus chartaal (met baargeld) betaald toegelicht: Dit houdt verband met het vorige punt. In het geval dat je een inkoop betaald hebt vanaf een zakelijke bankrekening heb je deze factuur dus ‘vanuit de zaak’ betaald. Indien je betaald hebt vanaf een privé-bankrekening of chartaal betaald hebt, is deze factuur duis ‘vanuit privé’ betaald.

Inkoopfactuur direct betaald of op rekening

Contante betaling versus betaling op rekening toegelicht: Contante betaling betekent ‘boter bij de vis’ ofwel onmiddelijke betaling. Dit geldt voor een chartale betaling (ongeacht of die vanuit een zakelijke chartale kas of vanuit een privé chartale kas gedaan wordt), maar ook voor een ideal betaling (hoewel die betaling in sommige gevallen in de boekhouding even op een tussenrekening geboekt wordt) of een onmiddelijke overboeking van cryptovaluta of een ‘Tikkie’ van de ABN AMRO bank. Elke andere vorm van betaling is ‘betaling op rekening’.

Wat je eigenlijk moet weten als ondernemer om de inkoopfacturen van je zaak op te bergen staat kort in de Handleiding Administratiestudio.nl, die zit in elke papieren jaar-ordner die je van mij krijgt of in de digitale jaarmappen.

Pinbonnen niet voldoende, toch bewaren

Als je facturen hebt waar een zgn. pinbon bijhoort (ofwel een bonnetje van de betaalterminal van de pinbetaling), niet die pinbon dan achter de factuur.

Let er op dat een pinbon (bijna) altijd een thermische bon is, dus niet teveel in het licht laten liggen, dan verbleekt de inkt. Dus ook blootstelling aan warmte door de pinbon (te lang) in je portemonnee in je broekzak te laten zitten. Ook directe warmte van een verwarmingsradiator of de zon, kan de bedrukking laten verdwijnen.

Een pinbon is niet genoeg om de kosten te kunnen boeken. Hier is namelijk niet op te lezen wat voor soort kosten er zijn gemaakt. Ook is niet te zien welke BTW is toegepast en over welke bedragen. Alleen het totaalbedrag staat op zo’n pinbon en dat is niet genoeg. Dus altijd de gewone kassabon ofwel inkoopfactuur er aan vast nieten.

De pinbon is een goede aanvulling op de kassabon ofwel inkoopfactuur omdat hiermee te zien is dat de factuur betaald is, dat die per bank betaald is, van welke bankrekening die betaald is en dus of die vanaf een zakelijke – of privé-bankrekening betaald is en op welke datum en tijd die transactie heeft plaatsgevonden.

Thermische bonnen

Thermische bonnen worden gedrukt door op de plek van de bedrukking het papier te verwarmen. Daar wordt het papier dan zwart. Dat betekent dat als je zo’n bon helemaal verwarmt, ‘ie helemaal zwart wordt.

Thermische bonnen kun je dus beter niet in direct zonlicht bewaren (zelfs niet in een dichte map) maar ook niet anders aan warmte blootstellen, dus niet langer dan nodig in je portemonnee in je zak houden, niet op de verwarming leggen of in je auto laten liggen, bijvoorbeeld. Daardoor vervaagt de bedrukking.

Plak plakband op termische bonnen niet over tekst, want die tekst verdwijnt onder het plakband door de lijm van het plakband.

Om thermische bonnen te bewaren kun je deze het beste scannen voor je digitale archief en een papieren kopie maken of de scan printen voor als je ze op papier bewaart, daarop de originele bon bevestigen zodat je bij vervagen van de bedrukking, de scan of kopie in ieder geval nog kunt lezen.

‘Facturen’ van Marktplaats, Ebay en dergelijke

Wanneer je iets koopt voor je zaak op dit soort websites, ontbreekt vaak het opleveren van een factuur aan jou als koper. Als improvisatie kun je dan het beste de advertentie printen (naar PDF-bestand in je digitale archief of Dropbox map en eventueel printen op papier voor je papieren ordner). Daarop staat dan de omschrijving van het artikel staat en de prijs. Dat is dan je boekingsstuk voor de boekhouding.

Deze geprinte advertentie als boekingsstuk voldoet dan niet helemaal aan de wettelijke verplichtingen voor een zakelijke inkoopfactuur, maar is toch voldoende indicatie om het als zakelijke inkoop te kunnen boeken. Vooral als je betaalt: (1) per bank van de (2) zakelijke bankrekening met liefst een (3) reguliere bankoverschrijving waarbij je duidelijk gegevens over het artikel vermeld in de omschrijving. Als je de uiteindelijke prijs van het artikel er even bij zet op de factuur, gaat die meteen voor het goede bedrag je boekhouding in…

Meer tips voor een goede boekhouding? Kijk bij de 25 tips voor je boekhouding!